Per antica tradizione, confermata da ultimo dall’art. 14 della Legge sugli Archivi della Santa Sede promulgata da Giovanni Paolo II col motu proprio La cura vigilantissima (21 marzo 2005), la Penitenzieria Apostolica non è soggetta all’obbligo di versare la propria documentazione all’Archivio Apostolico Vaticano, ma custodisce presso di sé, nella sua interezza, il proprio archivio storico.
Sebbene la documentazione giunta fino a noi prenda avvio dal XV secolo, non c’è ragione di dubitare che nell’ambito dell’ufficio esistesse già fin dal XIII secolo una qualche forma di archivio, per assolvere alla custodia del materiale indispensabile allo svolgimento del lavoro (raccolte di facoltà, formulari, elenchi di tasse, etc.) e degli atti prodotti dal dicastero.
Pio V, il 18 maggio 1569, nel quadro della sua riforma delle competenze e dell’organico della Penitenzieria, incarica il sigillatore della Penitenzieria della scrupolosa conservazione di tutti gli atti concernenti privilegi e facoltà dell’ufficio: «ne quid rerum dictae Poenitentiariae lapsu temporis pereat neglectumve iaceat, sigillator ipse omnia exemplaria, litteras, scripturas et instrumenta quorumcumque privilegiorum, facultatum, concessionum, prohibitionum, reformationum et ceterorum omnium dictum officium Poenitentiarie in universum et privatim concernentium fideliter ac cum periculo suo asservet». Il sigillatore ha inoltre il compito di compilare e aggiornare periodicamente un registro di tutta la documentazione, da trasmettere di volta in volta nelle mani del successore (cfr. Pio V, Costituzione apostolica In omnibus rebus, 18 maggio 1569).
Preziose informazioni per ricostruire le vicende dell'archivio sono rintracciabili nei documenti stessi che ancora si conservano, ed in particolare nei volumi degli Acta Cardinalium. Da questa fonte veniamo a sapere, per esempio, del trasferimento della documentazione, da un precedente deposito al Belvedere, in alcuni locali del Palazzo Apostolico dove si riuniva la Camera Apostolica, disposto nel 1583 per iniziativa del cardinale penitenziere Filippo Boncompagni con il consenso di Gregorio XIII (cfr. APA, Acta Cardinalium, 1, 52r). O ancora, vi compare quello che può essere considerato il più antico elenco di consistenza dell’archivio, costituito dalla lista dei documenti che Ambrogio Cini, sostituto del defunto sigillatore Bernardo Carniglia, consegna il 14 ottobre 1576 al cardinale penitenziere Stanisław Hozjusz (cfr. APA, Acta Cardinalium, 1, 31v-32v).
Nel 1810 la documentazione della Penitenzieria condivide il destino degli altri archivi della Santa Sede e, per ordine di Napoleone, viene trasferita a Parigi. Caduto Bonaparte, si procede ad organizzare il rientro delle carte in Vaticano. Merita di essere ricordata, al riguardo, la risposta del cardinale Michele Di Pietro alla richiesta del Segretario di Stato, cardinale Ercole Consalvi, «di far avere alla Segreteria di Stato nel più breve termine possibile l’indicazione di quelle carte appartenenti all’Archivio della Sagra Penitenzieria che non è necessario ricuperare, e che possono farsi dare alle fiamme», per evitare le spese per il trasporto di carte inutili:
«L’importanza dell’Archivio della S. Penitenziaria non ha bisogno di essere dimostrata [...]. Ciò premesso ne viene la conseguenza, che un tale Archivio, trasportato già a Parigi, deve recuperarsi tutto intero per collocarlo dov’era prima. Nella moltiplicità de’ volumi e delle carte, vi può ben’essere qualche cosa inutile [...]. Il volume però non sarebbe considerabile, onde il risparmio si restringerebbe a tenue oggetto, e all’opposto volendo procedere ad una separazione, si andarebbe incontro al doppio inconveniente, che per mancanza di pratica venissero ad escludersi come inutili delle carte interessanti, e che per farne la separazione si prendesse lettura di affari gelosissimi, quali dalla Penitenziaria si custodiscono sotto il sigillo di un inviolabile segreto. In vista per tanto di questi riflessi si prega di ordinare alla Persona incaricata, che lasci intatto l’Archivio della S. Penitenziaria, e lo respinga a Roma» (Card. Michele Di Pietro al Card. Ercole Consalvi, Roma, 16 luglio 1816, in APA, Segreteria e Archivio, 10).
Nel 1988, per volere di Giovanni Paolo II, vengono per la prima volta messi a disposizione della ricerca storica i registri delle suppliche della Penitenzieria relativi al periodo 1410-1567, che fin dal 1982 erano stati collocati in deposito presso l’Archivio Segreto Vaticano e che si era accertato contenessero suppliche valide per il foro esterno. Nel 2005, poi, vi si aggiunge un corpus di suppliche originali, datate prevalentemente al XVI secolo, ma con esemplari anche di XV e di XVII secolo.
A sua volta Benedetto XVI, nell’udienza concessa al cardinale penitenziere maggiore e al reggente della Penitenzieria il 16 gennaio 2009, estende l’apertura dell’archivio fino al 1914, esclusi sempre tutti i documenti e le pratiche attinenti al foro interno, che rimangono inaccessibili e che non possono in alcun modo essere dati in consultazione, a prescindere da ogni considerazione di ordine temporale. Al primitivo nucleo dei registri di suppliche anteriori al 1567, la Penitenzieria ha così potuto rendere disponibili allo studio altre serie documentarie relative a casi, materie e situazioni trattate nel foro esterno, unitamente alle carte più strettamente inerenti la storia istituzionale e burocratica, le facoltà e il personale dell’ufficio.
Una giornata di studio, celebratasi il 18 novembre 2011, ha solennizzato l’apertura ufficiale dell’Archivio storico della Penitenzieria presso i nuovi locali appositamente allestiti presso il Palazzo della Cancelleria, sede del dicastero, che nel frattempo provvedeva a recuperare dall’Archivio Segreto Vaticano il materiale documentario ivi depositato.
Più di recente, non sono mancate ulteriori aperture di complessi archivistici precedentemente preclusi alla ricerca, come nel caso dell’importante fondo “Archivio del Teologo”, aperto a seguito del benestare concesso da papa Francesco il 18 novembre 2019, o delle carte relative al pontificato di Pio XII, messe a disposizione a partire dal 2 marzo 2020.